Ausfertigung: Jan 2019-V19 

Seit 25. Mai 2018 gilt unmittelbar die europäische Datenschutz-Grundverordnung. In diesem Zusammenhang sind besondere Informationspflichten zu berücksichtigen (Art. 13, 14 DSGVO¹).  

Durch die DSGVO sind uns einige sinnvolle Pflichten auferlegt, um den Schutz Ihrer Daten bei der Verarbeitung sicherzustellen. Diese Pflichten erfüllen wir gerne und informieren Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Nachfolgend erläutern wir, welche Daten wir von Ihnen zu welchen Zwecken verarbeiten und welche Rechte Sie diesbezüglich haben.  

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Dem Deutschen Pfadfinderbund Hamburg (DPBH) wurde von der „Freien und Hansestadt Hamburg“ und dem „Kreis Segeberg“ auf der Grundlage von § 75 SGB VIII die Anerkennung als „Freier Träger der Jugendhilfe“ ausgesprochen. 

Verantwortliche Stelle ist:   

Deutscher Pfadfinderbund Hamburg  vertreten durch den ersten Vorsitzenden  

Geschäftsstelle    

Rudolf-Virchow-Stieg 11, 22846 Norderstedt 

E-Mail: gs@dpbh.de  

2. Was ist der Zweck der Verarbeitung?

Für die Begründung der Mitgliedschaft in unserem Verein benötigen wir die bei der Anmeldung abgefragten personenbezogenen Daten. Diese werden in Mitgliederverwaltungsdatenbanken gespeichert und verarbeitet. Zweck für die Erhebung Ihrer personenbezogenen Daten durch den DPBH können insbesondere sein: • Erreichbarkeit der Erziehungsberechtigten, der Mitglieder (Rückfragen, Notfälle, Kinderschutz usw.) • Vermeidung von gesundheitlichen Unverträglichkeiten (Nahrungsmittel, Medikamente, Sonnenstrahlung usw.)

• Berechnungsgrundlage für die Festsetzung und Erhebung des Vereinsbeitrages
• Meldungen an Städte und Gemeinden (Grundlage: Landesförderpläne, Richtlinien, Verordnungen usw.)
• statistische Meldeverpflichtungen gegenüber dem Statistischen Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein
• Beantragung öffentlicher Fördergelder (z. B. Zuschüsse für Fahrten, pauschale Fördergelder)
• Anmietung von Herbergen, Unterkünften, Campingplätzen, Verkehrsmitteln, Fahrräder, Kanus usw.
• Abschluss von Versicherungen (z. B. Auslandskrankenschutz, Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung)
• Buchung von Tickets (z. B. Fluggesellschaften, Schifffahrtsreedereien, Bahngesellschaften)
• Anmeldung bei Veranstaltern (z. B. Bergtouren, Besichtigungen, Laufgruppenlisten, Erstellung von Gewinnerurkunden) 

Eine Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt durch uns nur, soweit dies zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist. Eine Weiterverarbeitung von personenbezogenen Daten, die für einen konkreten Zweck erhoben wurden, ist nur zulässig, wenn sie für eine andere Aufgabe zwingend erforderlich sind, die uns gesetzlich oder auf Grund von Richtlinien zugewiesen wurde. 

3. Auf welcher Rechtsgrundlage werden Ihre Daten erhoben und verarbeitet?

a. Mitgliederverwaltung

Als Verein sind wir für unsere Mitgliederverwaltung und Aufgabenerfüllung verpflichtet, die erforderlichen notwendigen personenbezogenen Daten zu erheben und zu verarbeiten.

b. Öffentliche Anforderungen

Die Freie und Hansestadt Hamburg fördert die ehrenamtliche Jugendarbeit der anerkannten Freien Träger der Jugendhilfe. Die Förderung erfolgt auf Grundlage des Landesförderplanes Teil II Jugendverbandsförderung. Der Landesförderplan fasst Förderprogramme für den Bereich der überregionalen Kinder- und Jugendarbeit, des erzieherischen Jugendschutzes sowie der Familienförderung auf Landesebene zusammen. Gefördert werden zum Beispiel Seminare und Veranstaltungen, Gruppenarbeit, Freizeiten und Erholungsangebote sowie der internationale Jugendaustausch. Gegenüber der Stadt Hamburg sind Nachweise über die Durchführung, in der Form von Unterschriftenlisten mit Angaben zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern, vorzulegen. Die Stadt Norderstedt fördert die ehrenamtliche Jugendarbeit der anerkannten Freien Träger der Jugendhilfe in Norderstedt nach den Richtlinien zur Förderung der Jugendarbeit. Für die Beantragung von öffentlichen Fördergeldern oder Zuschüssen auf Grundlage dieser Richtlinie für z. B. die Aus- und Fortbildung Jugendleiter/innen der Jugendarbeit, die Förderung von Jugendfahrten im In- und Ausland oder die besondere Förderung der allgemeinen Jugendarbeit (Bestandsaufnahme) sind gegenüber der Stadt Norderstedt, in Form von Unterschriftslisten mit Angaben zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern, Nachweise vorzulegen. Antragsberechtigt sind natürliche Personen, die mit Hauptwohnsitz in Norderstedt gemeldet sind und die Altersgrenze der Richtlinie nicht überschreiten. 

c. Einwilligung

Soweit eine Datenverarbeitung mit Ihrer Einwilligung als sinnvoll erachtet wird, werden wir Ihnen bei der Einholung Ihrer Einwilligung die Vor- und Nachteile Ihrer freien Entscheidung erläutern. 

4. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?

Relevante personenbezogene Daten für die Mitgliedschaft sind:

• Angaben zur Person (Name, Vorname, Geburtsdatum usw.)
• Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse usw.)
• relevante Beitragsdaten (Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Zahlungsdatum usw.)
• Entwicklung bei den Pfadfindern (Aufnahme zum Pfadfinder, Auszeichnungen usw.)
• Angaben zu Unverträglichkeiten (Allergien usw.) 

Für die Betreuung von Kindern und Jugendlichen kann es wichtig sein, dass der / die verantwortliche Jugendgruppenleiter/-in spezielle Gesundheitsdaten zum Mitglied bekannt sind. Diese besonders sensiblen Daten werden zu bestimmten Zwecken (z. B. Teilnahme an Fahrten, Lagern und Aktionen) erhoben und nach Wegfall dieses Zweckes wieder vernichtet oder gelöscht. Unverträglichkeiten, welche ebenfalls für die Teilnahme an der Gruppenstunde relevant sind, werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.  

5. Wer erhält Kenntnis von Ihren Daten?

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Stellen außerhalb des DPBH nur dann, wenn uns das Gesetz diese Übermittlung erlaubt oder Sie uns eine Einwilligung erteilt haben. Empfängerinnen / Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des DPBH können insbesondere sein:

• Behörde für Arbeit, Soziales, Familie und Integration der Freien und Hansestadt Hamburg
• Jugendamt der Stadt Norderstedt
• Statistisches Amt für Hamburg und Schleswig-Holstein - Anstalt des öffentlichen Rechts - (Statistikamt Nord)
• Versicherungen (z. B. Auslandskrankenschutz, Unfallversicherung, Haftpflichtversicherung)
• Beförderungsgesellschaften (z. B. Fluggesellschaften, Schifffahrtsreedereien, Bahngesellschaften)
• Verleiher / Vermieter von Herbergen, Unterkünften, Campingplätzen, Verkehrsmitteln, Fahrräder, Kanus usw.
• Veranstalter (z. B. von Bergtouren, Besichtigungen, Pfadfinderlager- / Veranstaltungsorganisatoren) 

Es werden ausschließlich nur die personenbezogenen Daten weitergegeben, die zwingend notwendig sind zur Erfüllung der geforderten Aufgabe oder zur Inanspruchnahme der benötigten Leistung. Die Einhaltung der DGSVO vom Empfänger ist zwingende Voraussetzung. 

6. Werden Ihre Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung an ein Land außerhalb der Europäischen Union bzw. an ein Land ohne angemessenes Datenschutzniveau oder an eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt. In Betracht käme eine solche Übermittlung jedoch, wenn dies in Ihrem Interesse erforderlich ist, beispielsweise bei einer Gruppenreise ins Ausland. 

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Die Daten unserer Mitglieder werden nach Ende der aktiven Mitgliedschaft nicht automatisch gelöscht. Wir werden Ihre Daten jedoch nur solange speichern, wie es für jene Zwecke erforderlich ist, für die wir Ihre Daten erhoben haben. Die Aufbewahrungsfristen richten sich dabei an gesetzliche Verpflichtungen, denen wir unterliegen, an gesetzliche Verjährungsfristen für die Geltendmachung von oder die Verteidigung gegen Rechtsansprüche oder nach den Erfordernissen zur Erfüllung des Vereinszwecks. Personenbezogene Daten von Nichtmitgliedern werden von uns nur dann gespeichert, wenn wir diese für unsere Vereinstätigkeit zwingend benötigen. Dies können sein: 

• Kontaktdaten der Eltern oder anderer erziehungsberechtigter Personen unserer Mitglieder 
• Kontaktdaten von Personen, welche von den Erziehungsberechtigten als Kontaktperson benannt werden
• sonstige Personen (Kontakte) zwecks Kontaktaufnahme oder Zusendung von Vereinszeitschriften oder anderen Medien

8. Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Sie haben jederzeit ein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die Sie betreffen und die wir verarbeiten. Daneben haben Sie ein Recht auf Einsicht in alle Sie betreffenden Akten, die der DPBH über Sie führt. Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Dafür ist allerdings die schriftliche Mitteilung an die verantwortliche Stelle (siehe Punkt 1) Voraussetzung.

9. Ihr Widerrufsrecht

Wie oben beschrieben, beruht die Datenverarbeitung auf der Grundlage, die Mitgliederdaten zu verwalten. In diesen Fällen steht Ihnen ein Widerrufsrecht zu. Der Widerspruch zur Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hat die Beendigung der Vereinsmitgliedschaft zur Folge. Soweit die Datenverarbeitung jedoch mit Ihrer Einwilligung vorgenommen wurde, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Allerdings gilt der Widerruf Ihrer Einwilligung nur für die Zukunft und nicht für die Vergangenheit. Die bis zu dem Zeitpunkt Ihres Widerrufs vorgenommene Datenverarbeitung bleibt damit rechtmäßig. Der Widerruf ist schriftlich gegenüber der verantwortlichen Stelle (siehe Punkt 1) zu erklären.  

10. Ihr Beschwerderecht

Sollten Sie der Ansicht sein bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Ihren Rechten verletzt worden zu sein, können Sie sich an die für den DPBH zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. 

Die für uns zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörden sind: 

Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Kurt-Schumacher-Allee 4, 20097 Hamburg

Telefon: 040 / 428 54 - 4040

Telefax: 040 / 428 54 - 4000

E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de 

Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein

Holstenstraße 98, 24103 Kiel

Telefon: 04 31/988-12 00

Telefax: 04 31/988-12 23

E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de  

¹DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung